Как должны быть устроены бизнес-процессы в организации (и в зрелой, и в стартапе)

Этот пост – мой крик души о том, как должны быть устроены бизнес-процессы в организации, основанный на практических примерах и наблюдением за различными компаниями: как зрелыми, так и стартапами.

Почему я решила об этом написать?

Мысль,  которая посещала меня не раз, как при работе внутри организации, так и вне ее:

Важно изначально построить надежный фундамент, чтобы в дальнейшем избежать кучу рутины и времени по правильному выстраиванию бизнес-процессов ( а в особо запущенных случаях – найму дорогих стратегических консультантов из McKinsey и проч.)

Критически необходимым качеством для лидера является умение видеть будущее и заранее предвидеть проблемы, которые могут возникнуть.

Поэтому далее я расскажу, какие шаги нужно предпринять, чтобы не попасть в ловушку неэффективности.

1) Структурируй, структурируй, структурируй.

Это правило, за которое, надо сказать, я снискала репутацию зануды, на мой взгляд является самым важным, без которого невозможно построить ни одно эффективное предприятие. Что именно нужно структурировать и как?

-Во-первых, если это еще для кого-то не очевидно, все массивы информации, которые обладают более, чем одним параметром, и которые потенциально могут быть проанализированы или сгруппированы, ДОЛЖНЫ БЫТЬ РАЗМЕЩЕНЫ В Excel, желательно в одну сводную таблицу. Пожалуйста, забудьте о рисовании таблиц в Word и уж тем более – хранению информации на бумажных носителях. Если у вас есть информация о клиентах, потенциальных или прошлых проектах, конкурентах, целевые показатели, список задач, KPI, и проч. – заведите простой файлик в Excel и отныне сохраняйте всю информацию туда.

Вы просто не представляете, как такой простой шаг может помочь Вам избежать проблем в будущем. Берегите данный файл, как зеницу ока, и, в случае ухода одного из сотрудников, проследите, чтобы база данных сохранилась и была передана новому сотруднику. Таким образом Вы сохраните интеллектуальную собственность в организации и сможете с легкостью учиться на своих ошибках.

Не доверяйте памяти одного человека – проконтролируйте, чтобы важная информация не хранилась лишь в памяти у одного сотрудника или на его локальном диске – это создает слишком большой риск того, что данная информация будет просто потеряна. К тому же, она не может быть использована для совместной работы и анализа.

Не тратьте слишком много времени на поддержание баз данных : для небольшой организации достаточно Excel, однако если массивы информации становятся слишком большими, важно приобрести качественные СУБД.

Структурируйте контакты –  сейчас много решений, позволяющих сделать эффективный collaboration & integration with social networks. К примеру, установить плагин Linkedin для Outlook. Сохранить контакты в Google и синхронизировать с телефонной книгой. Вы можете выбрать удобный для Вас способ, но, постоянно имея под рукой нужный контакт, Ваша работа может стать намного эффективнее.

Четко расписывайте должностные полномочия и следуйте им : в организациях, где “Все занимаются всем”, никто не занимается ничем. Поэтому четко определите, кто в организации занимается технологией, кто развитием бизнеса и т.п. В таком случае спрос будет с определенного человека.

Но как быть в организациях, где уже все запущено? Мой совет – начинайте следовать этим элементарным шагам, как можно раньше.  Для структурирования архивной, но важной информации, может потребоваться много времени. Вот одно практическое решение, которое может помочь : если у вас есть куча папок на диске ( под каждый проект, контакт, продукт, совещание и т.п), установите себе программу,  которая переводит в Excel структуру папок. Рекламировать название не буду, но такие программы существуют, и они могут, как минимум, создать структуру с названиями прошлых проектов и датами.

2) Создавайте clear & simple message

Коммуникация важна, как никогда. Уделите достаточно времени созданию четкой и понятной миссии вашей организации и донесите ее до клиентов и партнёров через ваш сайт. Чем проще и короче будет текст, тем больше вероятность того, что вас поймут.

3) Не бойтесь копировать, но не сам продукт, а лучшие практики

Конечно, копикэты никто не отменял, но даже если Ваш бизнес основан на уникальной технологии, ничто не мешает вам изучить best practices у конкурентов или компаний, достигших успеха, даже из другой отрасли.  На какой бы стадии не находился Ваш продукт и рынок, нет ничего зазорного в том, чтобы скопировать успешные практики и доработать их, а не принципиально дистанцироваться от всего существующего, пытаясь создать велосипед.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s